Jak poprawnie wyliczyć urlop pracownika?

Każdy pracownik podejmujący pracę ma prawo do skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Jednak na zasady jego przyznawania i długość trwania mają wpływ pewne czynniki. W poniższym artykule odpowiemy na pytania czy urlop w nowej pracy jest możliwy, jakie zmienne trzeba wziąć pod uwagę, aby prawidłowo go obliczyć oraz co w sytuacji, gdy stosunek pracy zostanie rozwiązany a dni urlopu niewykorzystane.

Prawo do pierwszego urlopu – wymiar miesięczny

Art. 153 Kodeksu pracy wskazuje, że: § 1. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. § 2. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Zgodnie z tym artykułem pracownik ma prawo do części urlopu już po przepracowaniu miesiąca. Będzie to jednak urlop cząstkowy w wymiarze 1/12, który przysługuje w całym roku. Każdy miesiąc pracy to 1,67 dnia urlopu. Wymiar ten można zaokrąglić do pełnego dnia, pod warunkiem, że urlop przyznany w pierwszym roku nie przekroczył liczby dni wolnych, która należy się pracownikowi proporcjonalnie do liczby miesięcy przepracowanych w tym okresie.

Nawet zmiana pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy nie wpłynie na proporcjonalne nabywanie prawa do kolejnych dni urlopu za każdy kolejny miesiąc zatrudnienia. Z tego względu też urlop w pierwszym miesiącu pracy jest możliwy. Aby określić liczbę dni urlopu wypoczynkowego przysługujących pracownikowi, należy uwzględnić całkowity czas jego zatrudnienia. Wlicza się do tego okresy pracy u innych pracodawców oraz okresy nauki, zgodnie z zasadami zawartymi w Kodeksie pracy.

Prawo do pierwszego urlopu – wymiar roczny

Art. 153 § 1. Kodeksu pracy wskazuje, że wymiar urlopu wynosi: 

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Zgodnie z kodeksem, staż rzeczywistego zatrudnienia może być wydłużony o okresy nauki. Do tego wlicza się różne etapy edukacji, które oblicza się według następujących zasad:

• ukończenie zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – maksymalnie 3 lata,
• ukończenie średniej szkoły zawodowej – maksymalnie 5 lat,
• ukończenie szkoły średniej zawodowej po szkole zasadniczej (równorzędnej) – 5 lat,
• ukończenie szkoły średniej ogólnokształcącej – 4 lata,
• ukończenie szkoły policealnej – 6 lat,
• ukończenie szkoły wyższej – 8 lat.

Okresów tych nie można sumować, co oznacza, że jeśli osoba posiada wykształcenie wyższe i wcześniej ukończyła szkołę średnią ogólnokształcącą, do stażu zalicza się tylko 8 lat nauki, a nie 12. Zatem, 8 lat to maksymalny czas nauki, który może być wliczony do okresu zatrudnienia w celu uzyskania prawa do wyższego wymiaru urlopu.

Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy, pracownik na urlopie wypoczynkowym nie powinien ponosić żadnych strat finansowych. Oznacza to, że wynagrodzenie urlopowe powinno być równe wynagrodzeniu, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe, konieczne jest ustalenie podstawy jego wymiaru. Wlicza się w nie składniki wynagrodzenia o stałej wysokości (określone miesięczną stawką) oraz składniki zmienne, zależne od ilości wykonanej pracy, procentowej wartości premii czy liczby przepracowanych godzin w danym miesiącu.

Jeśli dojdzie do rozwiązania stosunku pracy w trakcie roku i pracownik nie zdąży wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Wyjątki kiedy pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu stanowią sytuacje takie jak:

• skierowanie pracownika do pracy za granicą,
• powołanie do służby wojskowej,
• powołanie do odbycia przeszkolenia wojskowego trwającego ponad 3 miesiące.

Podobnie w przypadku, gdy pracownik jest objęty ubezpieczeniem zapewniającym wynagrodzenie za czas urlopu – pracodawca również wtedy nie wypłaca ekwiwalentu; chyba że suma z ubezpieczenia jest niższa niż wyliczony ekwiwalent za urlop – wówczas pracodawca musi wypłacić różnicę.