12.12.2024

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników?

Prowadzenie w odpowiedni sposób akt osobowych pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy, wynikającym z Kodeksu pracy, ustawy o emeryturach i rentach oraz nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, firma musi wywiązać się z tego formalnego wymogu, aby zapewnić bezpieczeństwo zarówno sobie jak i pracownikowi. Czym są akta osobowe? […]

Prowadzenie w odpowiedni sposób akt osobowych pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy, wynikającym z Kodeksu pracy, ustawy o emeryturach i rentach oraz nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, firma musi wywiązać się z tego formalnego wymogu, aby zapewnić bezpieczeństwo zarówno sobie jak i pracownikowi.

Czym są akta osobowe?

Akta osobowe pracowników to zbiór dokumentów, zawierających wszystkie kluczowe informacje o danej osobie od początków jej zatrudnienia aż po zakończenie współpracy. Zbieranie i przechowywanie kompletu takich dokumentów (w formie papierowej lub elektronicznej) jest obowiązkiem pracodawcy, który decyduje się zatrudniać ludzi w ramach pracy. Wyjątkiem są firmy współpracujące z agencją pracy, taką jak Full Job – w takiej sytuacji administrowanie danych osobowych pracowników leży po stronie agencji. 

Taka dokumentacja zawiera informacje dotyczące zatrudnienia danej osoby w firmie. W teczce akt osobowych przechowywane są takie dane jak CV, umowa o pracę, informacje dotyczące wynagrodzenia, ewentualne świadectwa pracy czy dokumenty dotyczące szkoleń lub ocen pracowniczych. Są one istotne zarówno dla personelu jak i pracodawcy oraz spełniają wymogi prawa pracy w kwestii prowadzenia firmy zatrudniającej pracowników. Stanowią również zabezpieczenie prawne w sytuacji niewywiązania się którejś ze stron z wykonywania obowiązków.

Za brak sporządzenia dokumentacji osobowej lub jej nieprawidłowe prowadzenie grozi odpowiedzialność karna. Z tego względu tak ważne jest, aby do tego typu działania odpowiednio się przygotować oraz kontrolować sporządzanie akt i ich prawidłowy stan ogólny. Jako doświadczona agencja pracy, na co dzień zajmująca się stosunkami pracy, przekażemy Ci parę cennych wskazówek.

Czym są akta osobowe?

Co powinny zawierać akta osobowe pracownika?

Zgodnie z przepisami prawa akta osobowe pracowników prowadzone przez pracodawców

powinny być podzielone na pięć głównych części. Są one oznaczane następującymi po sobie literami alfabetu, począwszy od A aż do E. Ich poszczególne części powinny zawierać konkretne dokumenty. 

Akta osobowe – część A

Są to dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie u pracodawcy na danym stanowisku. Obejmują one przede wszystkim informacje o pracowniku i jego stanie zdrowia ale i dodatkowe dokumenty, których może wymagać pracodawca, w zależności od rodzaju stanowiska. Na wymagany komplet dokumentów składają się:

  • CV i list motywacyjny (jeśli jest potrzebny);
  • wypełniony kwestionariusz osobowy;
  • świadectwo pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia;
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania pracy na danym stanowisku (np. świadectwa, dyplomy, kursy, szkolenia lub uprawnienia);
  • świadectwo ukończenia ostatniej szkoły;
  • jeśli stanowisko tego wymaga – oświadczenie o niekaralności;
  • aktualne badania lekarskie (zależne od specyfiki pracy na oferowanym stanowisku);
  • przeciwwskazania do wykonywania zawodu (jeśli wymagane).

Akta osobowe – część B

Ta część powinna zostać poświęcona dokumentom powstałym w przebiegu zatrudnienia, czyli wszystkie oświadczenia, umowy, warunki pracy i obowiązki pracownika, a także skierowania lub orzeczenia. Konkretnie, do tego zbioru należą:

  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem współpracy;
  • umowę o pracę lub potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków;
  • zakres obowiązków pracownika (wynikający z umowy, ale i dodatkowy, jeśli pracodawca taki przydzieli);
  • dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych;
  • potwierdzenie zapoznania się pracownika z regulaminem, obowiązującymi przepisami oraz zasadami BHP;
  • potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się ze wszystkimi koniecznymi dokumentami, ustaleniami, obwieszczeniami, celami i warunkami pracy, obowiązkami i prawami pracownika, wynagrodzeniem, zasadami podnoszenia kwalifikacji i innymi dokumentami regulującymi zasady współpracy.

Akta osobowe – część C

Powinny być to wszystkie dokumenty dotyczące zakończenia lub ustania współpracy z rożnych powodów, zarówno ze strony pracodawcy i pracownika, jak i samoczynnego wygaśnięcia stosunku pracy. Na komplet tych akt składają się: 

  • wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę,
  • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy oraz jego kopia;
  • dokumenty dotyczące np. niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
  • umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (o ile została zawarta);
  • jeśli zaistniała taka konieczność – potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
  • to część do której dokłada się również – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Akta osobowe – część D

Komplet dokumentów składający się z kar porządkowych, do których zaliczają się:

  • odpisy zawiadomień o ukaraniu – upomnienia, nagany, zwolnienia dyscyplinarne;
  • dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Akta osobowe – część E

Tutaj, według nowelizacji Kodeksu Pracy z 2023 roku, znajdują się wszystkie dokumenty związane z trzeźwością pracownika, na które składają się:

  • kontrole trzeźwości przeprowadzone przez samego pracodawcę oraz badania pracownika przeprowadzone przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
  • kontrole na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu oraz badań przeprowadzanych przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników?

Inna dokumentacja pracownicza

Poza aktami osobowymi personelu, pracodawca zobowiązany jest również do prowadzenia, oddzielenie dla każdego pracownika, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obejmują one:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (tzw. ewidencję czasu pracy);
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  • listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych;
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej; wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;
  • dokumenty potwierdzające zmianę prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz potwierdzenie o zapoznaniu się z nimi personelu.

Dodatkowo pracodawca prowadzi także rejestry:

  • podejrzeń o choroby zawodowe,
  • chorób zawodowych,
  • wypadków przy pracy.

Jak przechowywać akta osobowe pracownika?

W prowadzeniu akt osobowych pracowników bardzo ważną rolę odgrywa poufność i kompletność całego zbioru. Zbiór dokumentów można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Archiwizacji powinny podlegać oryginały, skompletowane i złożone w siedzibie firmy lub w oddziale podmiotu gospodarczego. Zaleca się, aby dla porządku i szybszego odnajdywania potrzebnych dokumentów, były one ponumerowane oraz ułożone w porządku chronologicznym. 

W przypadku dokumentów w formie elektronicznej należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia, aby akta nie uległy usunięciu, uszkodzeniu lub kradzieży. Systemy lub pliki zawierające dokumenty powinny być chronione przez programy antywirusowe i powinny posiadać zabezpieczenia od włamań hakerów ale i osoby trzecie w firmie. Dostęp do akt powinien mieć jedynie pracodawca lub dodatkowo osoby upoważnione. 

Akta osobowe pracowników w wersji papierowej również należy zabezpieczyć przed dostępem do nich osób nieupoważnionych, ale także przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem. To właśnie w tej drugiej kwestii utrzymanie dobrego stanu dokumentów papierowych jest trudniejsze. Akta powinno się przechowywać w odpowiednich warunkach, aby papier nie uległ zawilgoceniu, wysuszeniu lub ogólnemu zniszczeniu. W pomieszczeniu, w którym się znajdują trzeba zachować optymalną dla nich temperaturę. Dobrze by było, gdyby szafa, w której są przechowywane była zabezpieczona od działań zewnętrznych, np. ognioodporna na wypadek pożaru.  

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację?

Dokumenty muszą być obecne w firmie przez cały okres zatrudnienia pracownika. Jeśli pracownik był zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku, okres przechowywania jego dokumentów po zakończeniu pracy wynosi aż 50 lat. Jeśli jednak zatrudnienie nastąpiło później, nowelizacja z 2019 roku nakazuje, aby akta znajdowały się w firmie jedynie przez 10 lat od zakończenia współpracy. Na podstawie przechowywanych dokumentów, ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty. Jeżeli firma została zlikwidowana, obowiązki w przechowaniu akt może przejąć wyspecjalizowane archiwum.

Podobne aktualności