Zatrudnianie cudzoziemców – ogólne informacje

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów prawnych i administracyjnych. Proces ten zależy od obywatelstwa kandydata, rodzaju pracy oraz czasu jej trwania. Pracodawca musi dopełnić formalności związanych z zatrudnieniem pracownika z zagranicy, a cudzoziemiec – posiadać legalny pobyt i spełniać warunki dostępu do rynku pracy. Poniżej przedstawiamy szczegółowe zasady, procedury oraz obowiązki obu stron, które należy spełnić, aby legalnie zatrudnić pracownika z zagranicy.

Podstawowe zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce

Zatrudnienie obcokrajowców na podstawie umowy o pracę jest możliwe jedynie wtedy, gdy warunki zatrudnienia będą co najmniej równie korzystne, jak te określone przez polskie przepisy prawa pracy. Odnoszą się one do:

• norm i wymiaru czasu pracy;
• dobowych i tygodniowych okresów odpoczynku;  
• wymiaru urlopu wypoczynkowego; 
• minimalnego wynagrodzenia za pracę;  
• dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych;  
• przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy;  
• ochrony kobiet w czasie ciąży i urlopu macierzyńskiego;  
• zatrudniania młodocianych oraz pracy zarobkowej wykonywanej przez dzieci;  
• zasad równego traktowania i zakazu dyskryminacji w pracy;  
• przepisów dotyczących zatrudniania pracowników tymczasowych.

Legalny pobyt jako warunek zatrudnienia obcokrajowca

Jako profesjonalna agencja pracy, przedstawiamy dwa podstawowe warunki, jakie musi spełniać cudzoziemiec, aby wykonywać pracę w Polsce:

1. Musi przebywać legalnie na terytorium RP, czyli posiadać jeden z poniższych dokumentów, tj.:

• ważną wizę;
• zezwolenie na pobyt;
• stempel w paszporcie potwierdzający fakt złożenia wniosku o pobyt czasowy;
• ważny ruch bezwizowy umożliwiający przebywanie w strefie Schengen.

2. Musi posiadać dokument legalizujący wykonywanie przez niego pracy, np.:

• zezwolenie na pracę;
• oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi z urzędu pracy;
• dokument potwierdzający zwolnienie go z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, np. Karta Polaka, status uchodźcy, pobyt stały (kiedy cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę).

Cudzoziemiec nie może wykonywać pracy jeżeli znajduje się w Polsce na podstawie:

• wizy turystycznej;
• wizy wydanej w celu korzystania z ochrony czasowej;
• zobowiązania międzynarodowego lub z uwagi na interes państwa.

Warunki te zostały określone 20 kwietnia 2004 roku w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Rodzaje zezwoleń na pracę dla cudzoziemców

Cudzoziemcy przebywający w Polsce legalnie i pragnący podjąć pracę, mają możliwość ubiegania się o udzielenie różnych rodzajów zezwoleń:

Zezwolenia typu A – dotyczy ono cudzoziemców zatrudnionych na podstawie umowy z firmą zarejestrowaną w Polsce i jest ważne przez maksymalnie 3 lata. Pracownik musi otrzymywać wynagrodzenie na poziomie równym lub wyższym od wynagrodzenia pracowników krajowych na podobnym stanowisku.

Zezwolenie typu B – dotyczy cudzoziemców zatrudnionych na stanowiskach w zarządzie firm zarejestrowanych w Polsce. W przypadku większych przedsiębiorstw (zatrudniających powyżej 25 osób), zezwolenie może być ważne nawet do 5 lat.

Zezwolenie typu C – dotyczy cudzoziemców, którzy pracują dla zagranicznego pracodawcy, delegowanego do oddziału lub zakładu w Polsce na okres dłuższy niż 30 dni w ciągu roku kalendarzowego.

Zezwolenie typu D – dotyczy cudzoziemców świadczących usługi tymczasowe i okazjonalne na rzecz zagranicznego pracodawcy, który nie prowadzi stałej działalności na terenie Polski. W przypadku usług eksportowych, wymagane są szczegóły dotyczące umowy.

Zezwolenie typu E – dotyczy cudzoziemców delegowanych do Polski na okres dłuższy niż 30 dni w ciągu kolejnych 6 miesięcy w celach innych niż określone w zezwoleniach typu B, C i D. Pracownicy delegowani muszą spełniać warunki zatrudnienia zgodne z polskim prawem pracy.

Jednolite zezwolenia na pobyt i pracę

Zezwolenia te są wydawane przez wojewodę w ramach tzw. procedury jednego wniosku, co skutkuje wydaniem jednego dokumentu, który uprawnia cudzoziemca zarówno do pobytu, jak i pracy w Polsce, bez konieczności uzyskiwania osobnego zezwolenia na pracę. Należą do nich:

1. Zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Może zostać udzielone cudzoziemcowi, który zamierza podjąć lub kontynuować pracę na terytorium Polski przez okres dłuższy niż 3 miesiące i nie przekraczający 3 lat. Tego typu zezwolenie może być również wydane cudzoziemcowi planującemu pełnienie funkcji w zarządzie spółki akcyjnej lub spółki z.o.o., w której nie posiada on żadnych udziałów ani akcji, w tym także w roli prokurenta.

Obowiązkiem pracodawcy przy zatrudnieniu cudzoziemca jest zagwarantowanie miesięcznego wynagrodzenia, które nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę, niezależnie od wymiaru czasu pracy i rodzaju stosunku prawnego, na podstawie którego cudzoziemiec będzie wykonywał pracę. Dotyczy to także przypadków, gdy cudzoziemiec będzie pracować w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Z takiego zezwolenia na pracę nie mogą skorzystać cudzoziemcy, którzy:

• są pracownikami delegowanymi przez pracodawcę spoza Polski;
• prowadzą działalność gospodarczą w Polsce;
• wykonują pracę sezonową;
• przebywają w Polsce na podstawie wizy turystycznej lub wizy wydanej w celu odwiedzin u rodziny lub przyjaciół.

2. Zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji.

Zezwolenie jest udzielane na okres o 3 miesiące dłuższy niż czas trwania umowy o pracę, jednak nie może przekroczyć 3 lat. Przeznaczone jest dla cudzoziemców, którzy:

• ukończyli studiów wyższych (co najmniej 3-letnie) na kierunku powiązanym z obecnie wykonywaną pracą; lub
• posiadają co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe na poziomie porównywalnym z poziomem kwalifikacji uzyskanych w wyniku ukończenia studiów wyższych, które są niezbędne do wykonywania danej pracy.

Jeśli osoba nie spełnia, któregoś z powyższych wymagań nie ma możliwości składania wniosku z tego tytułu. Podobnie, z zezwolenia nie może skorzystać cudzoziemiec, który:

• posiada zezwolenie na pobyt czasowy jako rezydent długoterminowy UE z innego państwa członkowskiego UE,
• wykonuje pracę sezonową w Polsce,
• przebywa na terytorium Polski w celach turystycznych lub w celu odwiedzin u rodziny lub przyjaciół, na podstawie wizy.

Procedura uzyskania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Zatrudnienie cudzoziemców wymaga od pracodawcy złożenia oświadczenia do powiatowego urzędu pracy, aby uzyskać wpis do ewidencji oświadczeń. Dokument ten można złożyć elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl lub wydrukować i złożyć osobiście w urzędzie. Oświadczenie składane drogą elektroniczną powinno być potwierdzone podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym przez pracodawcę lub osobę upoważnioną do jego złożenia.

Należy pamiętać, że w niektórych dużych miastach, np. w Warszawie, urzędy pracy zrezygnowały z przyjmowania papierowych wniosków – można zrobić to jedynie elektronicznie. Warto zatem sprawdzać na bieżąco przepisy obowiązujące w swoim urzędzie.

WAŻNE: Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, nie stanowi dowodu zatrudnienia w firmie, lecz jedynie potwierdza, że cudzoziemiec ma prawo legalnie wykonywać pracę w przedsiębiorstwie na określonych w nim warunkach.

Zatrudnianie obywateli Unii Europejskiej, EOG i Szwajcarii

Obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii mogą pracować w Polsce bez uzyskiwania zezwolenia na pracę. Zezwala na to art. 87 § 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Cudzoziemcy z tych obszarów są na rynku pracy traktowani tak samo jak Polacy. Muszą jedynie zadbać o formalności związane z pobytem, głównie tym przekraczającym 3 miesiące.

Ogólne zasady przekazują, że jeśli pobyt na terytorium Polski trwa dłużej niż 3 miesiące, obywatel UE/EOG/Szwajcarii oraz jego rodzina, która również posiada obywatelstwo, muszą zarejestrować swój pobyt. Członek rodziny, który nie jest obywatelem powyższych obszarów, musi uzyskać kartę pobytu jako członek rodziny obywatela UE/EOG/Szwajcarii.

Obowiązek tej rejestracji nie dotyczy jednak, gdy obywatel UE/EOG/Szwajcarii posiada prawo pobytu w celu poszukiwania pracy. Z tego względu może przebywać w Polsce bez konieczności spełniania warunków pobytu, przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, pod warunkiem, że po upływie tego czasu udowodni, iż aktywnie kontynuuje poszukiwania pracy i ma realne szanse na zatrudnienie. W trakcie tego okresu, obywatel ten musi posiadać ważny dokument podróży lub inny, potwierdzający jego tożsamość i obywatelstwo.

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu cudzoziemca

Jeśli chcesz zatrudnić cudzoziemca, w większości przypadków to Ty, jako pracodawca, musisz uzyskać dla niego zezwolenie na pracę. Wniosek o wydanie zezwolenia składasz do wojewody właściwego ze względu na siedzibę Twojej firmy.

Krok po kroku:

• Złożenie wniosku – składasz wniosek do urzędu wojewódzkiego wraz z wymaganymi dokumentami, takimi jak umowa, informacje o firmie i dowód uiszczenia opłaty skarbowej.
• Oczekiwanie na decyzję – czas oczekiwania wynosi od kilku tygodni do kilku miesięcy, zależnie od urzędu.
• Przekazanie dokumentów cudzoziemcowi – po uzyskaniu zezwolenia musisz przekazać mu jeden egzemplarz.

Dopiero gdy cudzoziemiec ma ważne zezwolenie na pracę i legalny pobyt w Polsce, można przystąpić do zawarcia umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (np. umowy-zlecenia) na piśmie, uwzględniając warunki określone w oświadczeniu lub zezwoleniu. Brak pisemnej umowy stanowi podstawę do uznania pracy cudzoziemca za nielegalną.

Jeśli w oświadczeniu lub zezwoleniu wskazano umowę o pracę jako podstawę zatrudnienia, nie jest możliwe zawarcie umowy cywilnoprawnej bez zmiany zezwolenia lub rejestracji nowego oświadczenia.

Dokumenty wymagane przy zatrudnianiu obcokrajowców

Przy zatrudnianiu obcokrajowców, wymagane dokumenty różnią się w zależności od sytuacji i rodzaju pracy, jaką pracownik ma wykonywać. Jednak każdy zatrudniony cudzoziemiec powinien mieć:

• paszport lub inny dokument potwierdzający jego tożsamość;
• wizę lub kartę pobytu;
• zezwolenie na pracę odpowiedniego typu;
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe;
• kopię oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi;
• umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną;
• dla niektórych branż – zaświadczenie o braku przeciwwskazań do pracy; 
• ubezpieczenie zdrowotne i społeczne;
• dokumenty dotyczące wynagrodzenia.

Praca sezonowa a zezwolenie na pracę sezonową

Praca sezonowa cudzoziemca jest dopuszczalna jedynie na podstawie zezwolenia na pracę sezonową (typu S), chyba że cudzoziemiec, którego chcesz zatrudnić, jest zwolniony z wymogu posiadania takiego zezwolenia. Tego typu praca nie może być wykonywana na podstawie oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. 

Zezwolenie na pracę sezonową jest wydawane na okres nie dłuższy niż 9 miesięcy i dotyczy głównie sektora rolnictwa oraz turystyki, m.in. pracy przy uprawach rolnych, chowie i hodowli zwierząt, usług wspomagających rolnictwo, zakwaterowanie lub usług gastronomiczne. 

Obowiązki informacyjne w związku z zatrudnianiem cudzoziemców

Obowiązek informacyjny związany z zatrudnianiem pracowników dotyczy wszystkich osób zaangażowanych w proces zatrudnienia – zarówno pracownika, pracodawcy, jak i instytucji odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów. 

Każda osoba z krajów trzecich, która chce podjąć się pracy w Polsce, musi udowodnić, że dysponuje odpowiednimi dokumentami, takimi jak zezwolenie na pracę, wiza czy karta pobytu. Pracodawca musi złożyć odpowiednie oświadczenie i po uzyskaniu stosownych zezwoleń, przekazać te informacje pracownikowi. Urzędy z kolei mają obowiązek informować pracodawcę o postępach w realizacji zgłoszeń i ewentualnych wątpliwościach.

Przy podpisaniu umowy wszystkie warunki zatrudnienia muszą być przedstawione na piśmie w sposób zrozumiały dla cudzoziemca. Pracodawca powinien dostarczyć informacje dotyczące rodzaju umowy, wynagrodzenia, czasu pracy, okresów odpoczynku, ubezpieczenia i innych kluczowych kwestii przed rozpoczęciem pracy. W trakcie zatrudnienia należy regularnie przekazywać informacje o wszelkich zmianach.

Zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę

W niektórych przypadkach nie ma konieczności składania oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Jedyną formalnością po stronie pracodawcy, jest powiadomienie urzędu pracy, w ciągu 14 dni, o fakcie podjęcia pracy przez cudzoziemca (niezależnie od tego czy jest to umowa o pracę czy umowa zlecenie).

Osobami zwolnionymi z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę są m.in.:

• obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy, czyli państw spoza UE, z którymi Polska zawarła umowy o ułatwieniu zatrudnienia;
• osoby posiadające kartę Polaka, czyli cudzoziemcy polskiego pochodzenia;
• osoby posiadające zezwolenie na pobyt stały w Rzeczypospolitej Polskiej;
• cudzoziemcy, którzy uzyskali status uchodźcy w Polsce lub ochronę uzupełniającą;
• obcokrajowcy posiadający zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego;
• osoby posiadające specjalistyczne wizy (np. dla pracowników naukowych, artystów, itp.).

Konsekwencje nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców

Nielegalne zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z konsekwencjami finansowymi dla pracodawcy, nawet jeśli nie było to działanie zamierzone. Pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Może go też spotkać odmowa wydania zezwoleń na zatrudnienie nowych pracowników z zagranicy. Ponadto, pracodawcy grozi konieczność pokrycia kosztów związanych z wydaniem decyzji nakazującej cudzoziemcowi opuszczenie Polski.

Nielegalne zatrudnianie obejmuje nie tylko przypadki pracy “na czarno”, ale także sytuacje, w których cudzoziemiec nie przedstawił wymaganych dokumentów potwierdzających jego prawo do pobytu i pracy w Polsce. Pracodawca ma obowiązek upewnić się, że wszystkie dokumenty pracownika są ważne przez cały okres jego zatrudnienia. Nielegalne warunki pracy to także przypadki, gdy pracownik wykonuje zadania na odmiennych warunkach lub na stanowisku innym niż to, które zostało określone w zezwoleniu na pracę.

Cudzoziemiec zatrudniony nielegalnie także ponosi odpowiedzialność prawną. Może zostać zobowiązany do opuszczenia Polski w ciągu miesiąca od otrzymania stosownej decyzji administracyjnej. W zależności od sytuacji, pracownik może zostać obciążony grzywną lub otrzymać zakaz ponownego wjazdu do Polski oraz innych krajów strefy Schengen na okres od 1 do 3 lat.